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Laura Mae Martin è l’Executive Productivity Advisor di Google. Negli ultimi sei anni ha guidato il programma di produttività di Google, condividendo ogni settimana suggerimenti con migliaia di colleghi di Google. Le sue sessioni di formazione hanno contribuito a far comprendere come gli strumenti di AI stiano migliorando i flussi di lavoro quotidiani.
Ormai tutti conoscono i comandi CTRL+C, CTRL+V (o cmd, per gli utenti Macbook) come scorciatoie da tastiera per copiare e incollare. Probabilmente è la prima cosa che si impara quando si inizia a lavorare con i computer. Pensa a quanto tempo ti ha fatto risparmiare. Pensa a quanto sia naturale nella nostra quotidianità.
Da allora, la suite di app per lo spazio di lavoro di Google ha aggiunto centinaia di funzioni e scorciatoie, con la tecnologia di base del modello Gemini integrata, per fungere da potente partner di collaborazione e ottimizzatore della produttività.
Ecco cinque dei miei strumenti di workflow preferiti che hanno aiutato me e migliaia di miei colleghi. Sono incredibilmente semplici da usare. Direi che hanno rivoluzionato il mio modo di lavorare.
1. Scrivi una bozza di email e inviala utilizzando Documenti Google
Questo è un ottimo suggerimento se vuoi utilizzare la formattazione di Documenti Google in un’email o se devi scrivere un’email dettagliata in gruppo e vuoi ricevere commenti e suggerimenti prima di inviarla.
Non devi copiare e incollare nulla. Puoi utilizzare il modello di email in Documenti che viene trasferito direttamente a Gmail.
Come funziona: in un documento Google, digita il simbolo @. Nel menu a discesa che compare, scegli “Bozza email”. Verrà compilato un modello in cui potrai digitare i destinatari (digita @ per cercare le persone) e il contenuto di un’email. Quando hai finito, fai clic sul pulsante a forma di busta nell’angolo in alto a sinistra. Una bozza di email verrà compilata automaticamente dal tuo documento in Gmail, pronta per essere inviata.
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2. Ricevi una notifica quando qualcuno modifica il tuo documento Google
Immagina la scena: hai appena finito di lavorare al documento perfetto. È tutto pronto per inviarlo a un gruppo enorme, con accesso in modifica. Stare dietro a tutte le eventuali modifiche successive può essere un lavoro enorme.
Con la cronologia delle revisioni puoi vedere chi ha modificato cosa e sapere esattamente chi ha modificato parti specifiche di un paragrafo. Puoi anche ricevere un’email non appena qualcuno modifica il documento.
Come funziona: in un documento Google di tua proprietà, fai clic su Strumenti, Impostazioni di notifica, quindi Contenuti aggiunti o rimossi. Premi Salva. Riceverai un’email non appena qualcuno modificherà il contenuto.
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3. Aggiornami in Drive
Gli strumenti di riepilogo di Google AI, basati su Gemini, mi fanno risparmiare un sacco di tempo. Dalla appunti automatici in Google Meet al riepilogo intelligente in Documenti Google, posso assimilare rapidamente nuovi contenuti e mettermi subito al lavoro sui passaggi successivi.
La scorciatoia Aggiornami fa ancora di più: fornisce un riepilogo basato sull’AI degli aggiornamenti in un documento senza nemmeno aprirlo.
Come funziona: nella home page di Drive (drive.google.com), cerca un documento specifico e fai clic sul pulsante Aggiornami. Si aprirà il riquadro laterale con informazioni importanti su ciò che è stato modificato o aggiornato nel documento dall’ultima volta che l’hai aperto.
Puoi anche fare clic sul pulsante Aggiornami direttamente sulla home page di Drive per ricevere aggiornamenti su tutti i tuoi documenti principali. Io di solito vado nei documenti nella cartella Speciali per mettermi in pari.
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4. Organizza le schede di Chrome
Se sei come me, il tuo browser Chrome potrebbe assomigliare alla camera di un adolescente. Un caos pieno di schede per trovare un po’ di ispirazione, documenti di riferimento su cui sto lavorando e cose che ho detto che avrei letto quando avrei avuto tempo (spoiler: non le ho ancora lette).
O almeno questo è quello che vedevo quando aprivo il mio browser. Ora il mio desktop è stato riorganizzato in stile Feng Shui, con tutte le schede aperte ben ordinate, etichettate e ricercabili dalla barra degli indirizzi.
Come funziona: in Chrome, fai clic con il tasto destro del mouse su una scheda che vuoi organizzare. Crea un nuovo gruppo di schede (o aggiungila a un gruppo di schede esistente). Una volta raggruppate le schede, puoi cambiare i colori dei gruppi, fare clic sui nomi dei gruppi di schede per espandere e comprimere le schede oppure spostare un gruppo di schede nella sua finestra. Puoi anche digitare @schede nella barra degli indirizzi e cercare una scheda aperta.
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5. Chiedi a Gemini di aggiungere eventi al mio calendario
Adoro questo suggerimento perché lo uso sia al lavoro che a casa. Al lavoro, potrei avere le tempistiche da rispettare per la consegna di un grosso progetto. A casa, potrei avere un PDF con il calendario scolastico o le date di incontri del prossimo anno del mio gruppo di lettura.
Posso caricare il PDF nell’app Gemini e chiedere di convertirlo nel formato giusto per poi importarlo direttamente in Google Calendar.
Come funziona: vai su Gemini e scrivi il seguente prompt, sostituendo i dettagli con le tue informazioni specifiche:
“Ciao Gemini, ecco un PDF con le tempistiche principali del mio progetto *carica il file*. Crea un foglio Google con tutte le date, utilizzando il formato descritto in questo articolo per i file .csv che posso importare in Calendar.”
Una volta ottenuto il file .csv, puoi chiedere a Gemini di importare le date nel tuo calendario.
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Queste sono solo alcune idee per iniziare. Ci sono molte altre piccole funzionalità straordinarie già integrate nelle app Google che magari già utilizzi. Possono aiutarti a organizzare la tua giornata lavorativa, a risparmiare tempo e a concentrarti sugli aspetti più importanti del tuo lavoro.
